Nhiều khách sạn mini, nhà nghỉ và homestay đang dùng một phần mềm quản lý mua đứt từ nhiều năm trước, cài trên máy tính ở quầy lễ tân. Mỗi năm, đến kỳ gia hạn, khách sạn lại trả một khoản phí bảo trì phần mềm khách sạn. Đó cũng là lúc nên tính lại: khoản tiền này đang mua được gì, và tổng chi phí thật của cách làm hiện tại là bao nhiêu.
Bài này không nói phần mềm cũ nào tốt hay dở. Mục tiêu là giúp chủ khách sạn tự trả lời "tiếp tục hay đổi" bằng sáu câu hỏi và một bảng so 3 năm, dựa trên số liệu của chính mình.
Phần 1: Phí bảo trì phần mềm khách sạn trả cho những gì
Một hợp đồng bảo trì phần mềm thường gồm bốn phần. Đọc lại hợp đồng của mình và đánh dấu phần nào có, phần nào không:
- Sửa lỗi phát sinh sau thời gian bảo hành.
- Cập nhật theo quy định mới: hóa đơn điện tử, khai báo lưu trú, thay đổi thuế. Nhiều hợp đồng tính riêng phần này.
- Hỗ trợ kỹ thuật: qua điện thoại, từ xa hay tới tận nơi, trong giờ hay cả ngoài giờ.
- Sao lưu, khôi phục dữ liệu: phần lớn hợp đồng phần mềm cài máy để khách sạn tự lo phần này.
Về mức phí, phí bảo trì hằng năm thường được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua ban đầu, con số cụ thể nằm trong hợp đồng. Điều đáng hỏi hơn là phí đó đã gồm cập nhật theo quy định mới hay chưa.
Phần 2: Những chi phí không nằm trên hóa đơn bảo trì
Phần mềm cài trên máy tính kéo theo những khoản khách sạn trả mà không ghi dưới tên "phần mềm":
- Máy tính chạy phần mềm. Máy quầy lễ tân chạy suốt ngày đêm thường phải thay sau 4–5 năm. Máy hỏng là cả quầy dừng.
- Hệ điều hành hết hỗ trợ. Microsoft đã kết thúc hỗ trợ Windows 10 từ ngày 14/10/2025. Máy vẫn chạy, nhưng không còn bản vá bảo mật thường lệ, trong khi máy đó chứa dữ liệu khách và doanh thu.
- Sao lưu và rủi ro mất dữ liệu. Sao lưu ra ổ cứng rời hay USB phụ thuộc vào việc có người nhớ làm. Ổ cứng hỏng mà bản sao lưu cũ vài tuần là mất vài tuần sổ sách.
- Thời gian nhập tay. Nếu phần mềm không xuất được hóa đơn điện tử hay file khai báo lưu trú, lễ tân phải nhập lại ở nơi khác mỗi ngày.
- Thời gian của chính chủ khách sạn. Không xem được doanh thu, phòng trống khi đi vắng thì phải gọi điện hỏi hoặc phải có mặt. Đây là khoản lớn nhất nhưng ít khi được tính.
📌 So phí bảo trì với thuê bao là so sai. Phí bảo trì chỉ là một dòng trong tổng chi phí của phần mềm cài máy. Muốn so công bằng, phải cộng đủ các dòng ở Phần 2 rồi mới đặt cạnh thuê bao phần mềm trên đám mây.
Phần 3: Sáu câu hỏi trước kỳ gia hạn
- 1. Lần cập nhật gần nhất của phần mềm là khi nào? Phần mềm không có bản mới trong hơn một năm thì phí bảo trì đang mua chủ yếu là hỗ trợ, không phải phát triển.
- 2. Phần mềm có xuất hóa đơn điện tử và file khai báo lưu trú đúng mẫu không? Hay lễ tân đang làm tay ở nơi khác?
- 3. Máy tính chạy phần mềm bao nhiêu tuổi, cài hệ điều hành gì? Bấm
Windows + R, gõwinverđể xem. - 4. Chủ khách sạn có xem được doanh thu, phòng trống từ điện thoại khi đi vắng không?
- 5. Có xuất được toàn bộ dữ liệu ra file không? Danh sách khách, đặt phòng tương lai, tiền cọc. Câu này quyết định việc đổi sau này dễ hay khó.
- 6. Khi có sự cố lúc 11 giờ đêm, ai trả lời và trả lời trong bao lâu?
Phần 4: Bảng so tổng chi phí 3 năm
Điền số của khách sạn mình vào bảng dưới. Cột cuối cho biết khoản đó còn phải trả không khi chuyển sang phần mềm trên đám mây.
| Khoản chi trong 3 năm | Phần mềm cài máy tính | Phần mềm trên đám mây |
|---|---|---|
| Phí phần mềm | Phí bảo trì × 3 năm | Thuê bao × 36 tháng, tính theo số phòng |
| Cập nhật theo quy định mới | Có thể tính riêng, xem hợp đồng | Nhà cung cấp cập nhật trên máy chủ của mình, khách sạn không cài lại |
| Máy tính chạy phần mềm | Thay máy khi hỏng hoặc hết hỗ trợ | Dùng máy đang có, chỉ cần trình duyệt |
| Sao lưu, khôi phục | Khách sạn tự lo, tự chịu rủi ro | Nhà cung cấp lo phần hạ tầng |
| Người sửa khi có sự cố | Gọi hỗ trợ hoặc thuê người tới tận nơi | Hỗ trợ từ xa, không phụ thuộc một máy |
| Thời gian nhập tay, gọi điện hỏi số | Giờ công mỗi ngày × 3 năm | Xem doanh thu, phòng trống từ điện thoại |
Phần 5: Khi nào nên tiếp tục, khi nào nên đổi
Nên tiếp tục gia hạn khi
- Phần mềm vẫn được cập nhật đều và theo kịp quy định mới.
- Chủ khách sạn luôn có mặt, không cần xem số từ xa.
- Máy tính còn tốt, hệ điều hành còn được hỗ trợ, sao lưu làm đều.
- Khách sạn sắp chuyển nhượng hoặc thay đổi mô hình trong vòng một năm.
Nên tính đến việc đổi khi
- Có từ hai câu trả lời "không" trở lên ở sáu câu hỏi của Phần 3.
- Máy tính chạy phần mềm sắp phải thay, hoặc hệ điều hành đã hết hỗ trợ.
- Khách sạn bán phòng trên nhiều kênh đặt phòng trực tuyến mà vẫn phải cập nhật phòng trống bằng tay.
- Tổng chi phí 3 năm ở Phần 4 của phần mềm cài máy đã cao hơn thuê bao trên đám mây.
Phần 6: Nếu đổi — chọn đúng thời điểm và giữ đủ dữ liệu
- Bắt đầu trước ngày gia hạn bảo trì một đến hai tháng. Đủ thời gian chạy thử và đào tạo mà không phải trả thêm một năm bảo trì.
- Tránh mùa cao điểm. Chuẩn bị ngay được, còn ngày dùng chính thức thì chọn tuần vắng khách.
- Xuất dữ liệu trước khi hết hợp đồng cũ. Tối thiểu gồm danh mục phòng và giá, danh sách khách, đặt phòng tương lai kèm tiền cọc. Cách làm từng bước có ở bài chuyển dữ liệu sang phần mềm quản lý khách sạn.
- Chạy song song vài ngày trước khi thôi dùng hệ cũ, đối chiếu số phòng bán và doanh thu từng ngày.
DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn trên đám mây dành cho khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay và khách sạn 1–3 sao. Khách sạn không cần máy chủ, mở được trên máy tính lễ tân lẫn điện thoại của chủ. Khi quét CCCD, hệ thống chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ; dữ liệu khai báo lưu trú được xuất đúng mẫu để lễ tân nộp lên cổng khai báo. Thuê bao tính theo số phòng.
🏨 Khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở? DiHotel có gói Đổi hệ 0 đồng cho khách sạn đang chạy phần mềm cài tại chỗ đời cũ, áp dụng cho hợp đồng ký đến hết 30/06/2027: chuyển đổi dữ liệu không tính phí, chạy song song, không trả tiền hai lần, biên bản chốt số dư và đào tạo theo bộ phận. Xem bài Windows Server 2016 hết hỗ trợ: khách sạn cần làm gì trước 01/2027.
Sắp đến kỳ gia hạn bảo trì phần mềm?
Gửi cho đội ngũ DiCloud hợp đồng bảo trì hiện tại, số phòng và câu trả lời sáu câu hỏi ở Phần 3. Chúng tôi điền giúp bảng so 3 năm theo đúng số của khách sạn anh/chị, để anh/chị tự quyết tiếp tục hay đổi.
Nhận bảng so chi phí 3 năm miễn phíCâu hỏi thường gặp
Phí bảo trì phần mềm khách sạn thường bao nhiêu?
Phí bảo trì hằng năm thường được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua ban đầu. Con số cụ thể nằm trong hợp đồng; điều quan trọng hơn là phí đó gồm những gì.
Không gia hạn bảo trì thì phần mềm có ngừng chạy không?
Thường là không, phần mềm mua đứt vẫn chạy trên máy đã cài. Khách sạn mất phần sửa lỗi, cập nhật theo quy định mới và hỗ trợ khi có sự cố. Nên đọc lại điều khoản hợp đồng để chắc chắn.
Máy tính lễ tân còn chạy Windows 10 có sao không?
Microsoft đã kết thúc hỗ trợ Windows 10 từ ngày 14/10/2025. Máy vẫn chạy, nhưng không còn bản vá bảo mật thường lệ, trong khi máy đó chứa dữ liệu khách và doanh thu của khách sạn.
Nên đổi phần mềm khách sạn vào lúc nào?
Hợp lý nhất là trước ngày gia hạn bảo trì một đến hai tháng và tránh mùa cao điểm. Như vậy có thời gian chạy thử, chuyển dữ liệu và đào tạo mà không phải trả thêm một năm bảo trì.
Phần mềm trên đám mây có cần máy tính mạnh không?
Không. Phần mềm chạy trên máy chủ của nhà cung cấp, khách sạn chỉ cần trình duyệt và đường truyền ổn định. DiCloud mở được trên máy tính lễ tân lẫn điện thoại của chủ khách sạn.
Kết luận
Phí bảo trì phần mềm khách sạn chỉ là một dòng trong tổng chi phí của phần mềm cài máy tính. Trước kỳ gia hạn, hãy trả lời sáu câu hỏi, cộng đủ các khoản trong bảng 3 năm, rồi mới quyết. Nếu phần mềm cũ vẫn được cập nhật đều và đáp ứng đủ, gia hạn là hợp lý. Nếu không, kỳ gia hạn chính là lúc đổi ít tốn kém nhất.
DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn cloud AI thuộc hệ sinh thái DiHotel Solutions Corps, công ty hơn 20 năm phát triển phần mềm khách sạn, phục vụ hơn 300 cơ sở lưu trú tại Việt Nam và Nhật Bản. Là một phần mềm quản lý khách sạn online AI, DiCloud bỏ hẳn phần máy chủ và máy tính riêng khỏi bài toán chi phí của khách sạn nhỏ.
Với khách sạn 5 sao, resort và chuỗi, nơi phần mềm chạy trên máy chủ riêng đặt tại khách sạn, phần mềm quản lý khách sạn AI DiHotel là nền tảng gốc, triển khai được trên đám mây, tại chỗ hoặc kết hợp.