Nhà nghỉ, homestay đổi phần mềm: giữ khách đang ở, tiền cọc

Chủ nhà nghỉ, homestay hay khách sạn mini khi đổi phần mềm thường lo nhất hai thứ: khách đang ở trong phòng lúc đổi, và tiền cọc của những khách sẽ đến tuần sau, tháng sau. Danh mục phòng, bảng giá nhập lại được bất cứ lúc nào. Nhưng một phòng khách đang ở bị sót, hay một khoản cọc không ai nhớ, sẽ lộ ra đúng lúc khách đứng ở quầy.

Bài này chỉ bàn một ngày: ngày đổi từ phần mềm cũ, cài trên máy hay dùng trên mạng, sang phần mềm mới. Quy trình chuyển lên đám mây nói chung đã có ở bài chuyển phần mềm quản lý khách sạn từ máy tính lên đám mây; nếu khách sạn đang ghi sổ bằng Excel, xem bài chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm. Còn đổi hay chưa, bài phí bảo trì phần mềm khách sạn cũ giúp tính trước.

Phần 1: Chọn ngày đổi phần mềm ít khách đang ở

Số phòng đang có khách vào giờ đổi chính là số phòng phải chép tay, kiểm tay. Ngày đổi càng ít khách đang ở thì càng ít chỗ có thể sai.

• Mở lịch đặt phòng hai tuần tới. Với mỗi ngày, đếm hai con số: số phòng có khách ở qua đêm hôm trước, và số khách sẽ đến trong ngày. Chọn ngày có tổng hai số này thấp, ngoài lễ, Tết, mùa cưới, mùa lễ hội địa phương.
• Tránh ngày có khách ở dài ngày vừa đến hạn trả tiền theo tuần hoặc theo tháng. Phòng ấy vừa có tiền đã tính, vừa có khoản mới phát sinh, dễ lẫn.
• Chọn giờ đổi sau giờ trả phòng buổi trưa, trước giờ nhận phòng buổi chiều. Khung giờ này thường có ít phòng đang tính tiền dở nhất trong ngày: khách đi đã trả, khách đến chưa tới.
• Hai người cùng trực giờ đổi. Một người đọc, một người nhập hoặc dò. Không nên để một người vừa đón khách vừa nhập dữ liệu.

Phần 2: Khách đang ở — lập danh sách từng phòng một

Ngay trước giờ đổi, in hoặc chép từ phần mềm cũ một danh sách, mỗi phòng có khách một dòng. Đây là bản gốc để kiểm lại sau khi nhập.

Chốt một quy ước trước giờ đổi: các đêm đã ở tính theo danh sách lấy từ phần mềm cũ, các đêm còn lại tính trên phần mềm mới. Khách đã trả trước toàn bộ thì cột còn phải thu bằng 0, nhưng vẫn ghi đủ dòng để lễ tân không thu lần hai. Đi một vòng hoặc hỏi buồng phòng để chắc danh sách khớp với phòng có người thật.

Phần 3: Đặt phòng tương lai và tiền cọc theo từng nguồn

Danh sách thứ hai là mọi đặt phòng từ ngày đổi trở đi. Với mỗi đặt phòng, câu hỏi quan trọng không chỉ là "đã cọc bao nhiêu" mà là "tiền đang nằm ở đâu". Gom theo nguồn giúp đối chiếu từng nhóm với đúng chứng từ của nhóm đó.

Nhóm "đã trả qua kênh" cần tách riêng vì tiền khách trả cho kênh chưa chắc đã về tài khoản cơ sở vào ngày đổi. Ghi lẫn vào tiền cọc đã nhận sẽ làm tổng cọc trên phần mềm mới lớn hơn tiền thật đang giữ. Cách nhận cọc gọn cho mùa đông khách có ở bài mùa cao điểm tránh nhận trùng phòng.

Phần 4: Đối chiếu tiền cọc với sao kê ngân hàng

Làm việc này một hai ngày trước ngày đổi, rồi cập nhật lại buổi sáng ngày đổi.

• 1. Lọc sao kê từ ngày nhận cọc sớm nhất của những đặt phòng còn chưa đến, tới sáng ngày đổi.
• 2. Đánh dấu từng dòng tiền vào thuộc đặt phòng nào. Dòng nào đánh dấu được thì ghi mã hoặc tên khách ngay cạnh.
• 3. Lập ba danh sách lệch:
  • Tiền đã về nhưng chưa gắn được vào đặt phòng nào.
  • Đặt phòng ghi là đã cọc nhưng không tìm thấy tiền.
  • Đặt phòng đã hủy nhưng tiền cọc chưa hoàn, chưa có thỏa thuận giữ lại.
• 4. Xử lý từng dòng lệch trước giờ đổi. Nhắn khách xác nhận, xem lại ảnh chụp chuyển khoản, hỏi người trực ca hôm đó. Khoản nào vẫn chưa rõ thì ghi vào một tờ riêng "chờ làm rõ", có người chịu trách nhiệm và hạn làm rõ, không nhét tạm vào một đặt phòng bất kỳ.
• 5. Cộng tổng. Tổng các dòng tiền đã đánh dấu là cọc của đặt phòng chưa đến phải bằng tổng cọc đã gắn vào các đặt phòng, cộng các khoản trên tờ "chờ làm rõ".

Phần 5: Khách quen, công ty còn nợ

Nhà nghỉ, khách sạn mini thường có vài khách quen, vài công ty gửi người ở và trả sau. Ngày đổi không cần mang theo từng lần ghi nợ cũ, chỉ cần số dư của mỗi người, mỗi công ty tại giờ đổi.

• Mỗi khách quen hoặc công ty một dòng: tên, số điện thoại, số còn nợ.
• Nhắn cho từng người con số đó và xin xác nhận lại. Một tin nhắn xác nhận hôm nay tránh được một cuộc tranh cãi ba tháng sau.
• Ai còn nợ nhưng đang ở trong phòng thì tách rõ: tiền của lần ở này nằm trong danh sách Phần 2, nợ cũ nằm ở đây.
• Chi tiết từng lần ghi nợ cũ giữ trong bản xuất dữ liệu ở Phần 7.

Phần 6: Nhập vào phần mềm mới và kiểm lại từng phòng

• Nhập khách đang ở trước. Lễ tân cần ngay những phòng này cho ca chiều.
• Tiếp theo là đặt phòng bảy ngày tới, rồi mới tới những đặt phòng xa hơn. Nếu bị gián đoạn giữa chừng, phần gấp đã xong.
• Mỗi đặt phòng có cọc thì nhập cọc ngay lúc nhập đặt phòng, không để nhập cọc riêng một lượt sau.
• Kiểm lại từng phòng. Mở từng phòng đang có khách trên phần mềm mới, đặt cạnh danh sách ở Phần 2: người đọc đọc số phòng, số đêm đã tính, dịch vụ, đã trả, còn phải thu; người dò đánh dấu. Lệch một dòng thì sửa ngay.
• Kiểm tổng. Tổng tiền cọc trên phần mềm mới phải bằng tổng cọc đã gắn vào đặt phòng ở Phần 4. Khoản "chờ làm rõ" chưa nhập; khoản "đã trả qua kênh" cộng riêng.
• Kiểm sơ đồ phòng. Phòng có khách trên phần mềm mới phải đúng là những phòng có người thật.

Sau khi kiểm xong, người phụ trách ký tên và ghi giờ lên bản danh sách gốc. Từ lúc đó, mọi khoản thu mới chỉ ghi vào phần mềm mới.

Phần 7: Giữ bản xuất dữ liệu cũ để tra cứu

• Xuất trước khi đổi: danh sách khách cũ, lịch sử lưu trú, sổ thu chi, báo cáo doanh thu từng tháng, chi tiết công nợ. Được file bảng tính thì tốt, không thì lưu dạng PDF.
• Lưu ở hai nơi, một nơi không phải máy quầy lễ tân.
• Lưu kèm bản danh sách gốc đã ký ở Phần 2, Phần 4, Phần 5.
• Chưa gỡ phần mềm cũ, chưa hủy tài khoản cũ cho tới khi đã đối chiếu xong và kế toán, nếu có, xác nhận không còn cần tra.

Phần 8: Bảng kiểm ngày đổi phần mềm

DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn trên đám mây dành cho nhà nghỉ, homestay, khách sạn mini và khách sạn 1–3 sao. Khách sạn không cần máy chủ; phần mềm mở trên máy tính lễ tân và trên điện thoại, nên trong ngày đổi chủ khách sạn vẫn xem được phòng nào đang có khách khi không đứng ở quầy. Khi quét CCCD, hệ thống chỉ lưu thông tin trích xuất; dữ liệu khai báo lưu trú được xuất thành file đúng mẫu để lễ tân nộp lên cổng khai báo. Thuê bao tính theo số phòng.

Câu hỏi thường gặp

Nên đổi phần mềm vào ngày nào trong tuần?

Chọn ngày có ít phòng đang có khách và ít khách đến nhất trong hai tuần tới, thường là một ngày giữa tuần ngoài mùa cao điểm. Giờ đổi nên nằm sau giờ trả phòng buổi trưa và trước giờ nhận phòng buổi chiều.

Khách đang ở dở thì tính tiền trên phần mềm nào?

Chốt một quy ước trước giờ đổi: các đêm đã ở tính trên danh sách lấy từ phần mềm cũ, các đêm còn lại tính trên phần mềm mới. Khi nhập khách vào phần mềm mới, ghi đủ tiền phòng đã tính, dịch vụ đã dùng và tiền khách đã trả để lúc trả phòng ra đúng số còn phải thu.

Tiền cọc khách chuyển vào tài khoản cá nhân của chủ có cần nhập không?

Có. Khoản cọc nào cũng phải gắn vào đúng đặt phòng trên phần mềm mới, kèm ghi chú tài khoản đã nhận. Nếu bỏ sót, đến ngày khách đến lễ tân sẽ thu thiếu hoặc thu lại lần hai.

Có cần nhập lại toàn bộ lịch sử khách từ phần mềm cũ không?

Không bắt buộc. Ngày đổi chỉ cần chính xác phần còn sống: khách đang ở, đặt phòng tương lai, tiền cọc và số nợ của khách quen, công ty. Lịch sử cũ giữ trong bản xuất dữ liệu để tra cứu.

DiCloud có dùng được trên điện thoại trong ngày đổi không?

Có. DiCloud là phần mềm trên đám mây, không cần máy chủ, mở được trên máy tính lễ tân và trên điện thoại, nên chủ khách sạn xem được tình hình phòng khi không có mặt ở quầy.

Kết luận

Nhà nghỉ, homestay đổi phần mềm an toàn khi ngày đổi được chuẩn bị như một ca trực đặc biệt: chọn ngày ít khách đang ở, lập danh sách từng phòng, gom tiền cọc theo nguồn và đối chiếu với sao kê, xin khách quen xác nhận số nợ, nhập theo thứ tự gấp trước, kiểm lại từng phòng, rồi giữ bản xuất dữ liệu cũ để tra cứu.

DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn cloud AI thuộc hệ sinh thái DiHotel Solutions Corps, công ty hơn 20 năm phát triển phần mềm khách sạn, phục vụ hơn 300 cơ sở lưu trú tại Việt Nam và Nhật Bản. Là một phần mềm quản lý khách sạn online AI, DiCloud bỏ hẳn phần máy chủ tại cơ sở; đây là một phần mềm quản lý khách sạn online mở được trên máy tính lễ tân lẫn điện thoại của chủ.

Với khách sạn 5 sao, resort và chuỗi, phần mềm quản lý khách sạn AI DiHotel là nền tảng gốc, chạy được trên đám mây, tại chỗ hoặc kết hợp.