Mười giờ bốn mươi lăm tối, khách cuối cùng vừa nhận chìa khóa. Người trực — ở nhiều khách sạn mini, đó chính là chủ — mở máy tính làm nốt việc thông báo lưu trú, gõ lại họ tên, ngày sinh, số giấy tờ của từng khách, dù chính những thông tin ấy đã được nhập lúc khách đứng ở quầy. Còn mười lăm phút nữa là tới mốc 23 giờ.
Bài này viết cho cơ sở kinh doanh lưu trú — khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay, căn hộ dịch vụ — không phải hướng dẫn hộ gia đình khai báo tạm trú cho người thân. Gõ lại, gõ sai hay trễ mốc giờ gần như không bao giờ do người trực kém cẩn thận; đó là hệ quả của việc cùng một dữ liệu phải đi hai đường, vào đúng lúc bận nhất.
Phần 1: Quy định từ 01/7/2026 — cơ sở lưu trú phải thông báo những gì
Bốn văn bản cần biết
- Luật số 118/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025, hiệu lực 01/7/2026) sửa Điều 30 Luật Cư trú về thông báo lưu trú.
- Thông tư 116/2026/TT-BCA (29/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) hướng dẫn Luật Cư trú, thay các Thông tư 55/2021, 56/2021, 66/2023; quy định hình thức thông báo và mẫu Phiếu thông báo lưu trú CT14.
- Thông tư 87/2026/TT-BCA (09/6/2026, hiệu lực 24/7/2026) thay Thông tư 53/2016/TT-BCA, quy định khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
- Nghị định 96/2016/NĐ-CP, Điều 44 — trách nhiệm của cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú.
Nội dung và mốc giờ
Khi có người lưu trú qua đêm, cơ sở thông báo với Công an xã, phường, đặc khu nơi đặt cơ sở, gồm sáu mục: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu; lý do, thời gian và địa chỉ lưu trú. Thời hạn là trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú; khách đến sau 23 giờ thì trước 8 giờ sáng hôm sau.
Nghị định 96/2016/NĐ-CP còn yêu cầu ghi đầy đủ thông tin khách vào sổ hoặc máy tính trước khi cho khách vào phòng, báo ngay Công an cấp xã với khách không có giấy tờ tùy thân, và lưu thông tin khách ít nhất 36 tháng.
Nếu không thông báo
Theo quy định xử phạt hiện hành (Nghị định 282/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP), cơ sở kinh doanh lưu trú không thông báo lưu trú có thể bị phạt từ 2 đến 12 triệu đồng tùy số khách: 2–4 triệu đồng với 1–3 người, 4–8 triệu đồng với 4–8 người, 8–12 triệu đồng từ 9 người.
Phần 2: Các kênh khai báo và cổng chung của Bộ Công an
Thông tư 116/2026/TT-BCA cho phép thông báo qua: kênh do Công an địa phương niêm yết (số điện thoại, trang thông tin điện tử, hộp thư điện tử); Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID; hoặc phần mềm thông báo lưu trú.
Từ 21/5/2026, Bộ Công an đưa vào sử dụng một trang chung cho cả khách Việt Nam và khách nước ngoài tại tbltkbtt.bocongan.gov.vn, kèm ứng dụng "TBLT KBTT", thay trang và phần mềm cũ. Theo tài liệu hướng dẫn cho cơ sở lưu trú, cổng có chức năng tải file lên, danh sách mẫu để nhập nhiều khách Việt Nam cùng lúc và tải danh sách đã khai. Đăng nhập cần mật khẩu, mã kiểm tra trên màn hình và mã xác thực từ ứng dụng xác thực trên điện thoại — tức là cổng yêu cầu chính người khai báo đăng nhập và xác thực.
📍 Cổng chung đang được triển khai, cách áp dụng có thể khác nhau tùy địa phương. Hãy hỏi Công an phường, xã nơi đặt cơ sở xem kênh nào đang áp dụng và tài khoản được cấp thế nào trước khi đổi cách làm.
Phần 3: Khách nước ngoài — khai ngay khi khách đến
Thông tư 87/2026/TT-BCA đặt nhịp khác hẳn cho khách nước ngoài:
- Khai điện tử ngay khi khách đến cơ sở, trên hệ thống khai báo tạm trú điện tử do Bộ Công an vận hành, bằng tài khoản khai báo mà người khai tự bảo mật.
- Phiếu giấy mẫu NA17: báo ngay, rồi chuyển phiếu cho Công an cấp xã trong 12 giờ, vùng sâu, vùng xa trong 24 giờ.
- Áp dụng cả khi khách đặt qua nền tảng số — khách đặt qua kênh nào, cơ sở vẫn là bên khai.
- Tài khoản bị tạm khóa nếu 12 tháng không khai báo — homestay chỉ đón khách quốc tế theo mùa nên để ý.
Không khai báo tạm trú cho khách nước ngoài cũng bị xử phạt theo quy định riêng; mức cụ thể nên hỏi Công an địa phương.
Bảng tóm tắt thời hạn, kênh và nội dung khai báo
| Trường hợp | Thời hạn | Kênh | Nội dung chính | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|
| Khách Việt Nam đến trước 23 giờ | Trước 23 giờ cùng ngày | Kênh Công an địa phương niêm yết; Cổng dịch vụ công quốc gia, VNeID; phần mềm thông báo lưu trú | Họ tên, ngày sinh, số định danh hoặc số hộ chiếu, lý do, thời gian, địa chỉ lưu trú | Luật Cư trú Điều 30 (sửa bởi Luật 118/2025/QH15); Thông tư 116/2026/TT-BCA |
| Khách Việt Nam đến sau 23 giờ | Trước 8 giờ sáng hôm sau | Như trên | Như trên | Như trên |
| Khách nước ngoài, khai điện tử | Ngay khi khách đến | Hệ thống khai báo tạm trú điện tử của Bộ Công an | Họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, thời hạn tạm trú, thời gian dự kiến ở | Thông tư 87/2026/TT-BCA |
| Khách nước ngoài, phiếu giấy NA17 | Báo ngay; chuyển phiếu trong 12 giờ (vùng sâu, vùng xa 24 giờ) | Công an cấp xã | Như trên | Thông tư 87/2026/TT-BCA |
| Khách không có giấy tờ hoặc có dấu hiệu vi phạm | Báo ngay | Công an cấp xã | Tình hình khách | Nghị định 96/2016/NĐ-CP; Thông tư 87/2026/TT-BCA |
| Lưu trữ thông tin khách | Ít nhất 36 tháng | Sổ hoặc máy tính của cơ sở | Khách lưu trú và người đến thăm tại phòng | Nghị định 96/2016/NĐ-CP Điều 44 |
Phần 4: Vì sao ca đêm một người hay trễ mốc 23 giờ
- Dữ liệu nhập hai lần: lúc nhận phòng và lúc khai báo. Lần hai thuần túy là chép lại.
- Khách dồn vào tối: càng gần 23 giờ, lượt nhận phòng càng dày.
- Chép lại dễ sai: một chữ số giấy tờ, ngày và tháng sinh bị đảo, thứ tự họ tên khách nước ngoài.
- Không rõ ai đã khai: khách nhận phòng lúc 23 giờ 20 thuộc đợt sáng; không ghi lại thì ca sáng không biết.
Không lý do nào nằm ở sự cẩn thận của người trực; chúng nằm ở cách dữ liệu đang chạy.
Phần 5: Không gõ lại tay — dữ liệu có từ lúc nhận phòng, xuất file đúng mẫu
Nguyên tắc: thông tin khách chỉ nhập một lần, ở quầy, lúc nhận phòng. Với DiCloud, lễ tân quét căn cước hoặc hộ chiếu tại quầy, họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, quốc tịch được điền vào hồ sơ khách mà không phải gõ (xem bài 6 tính năng nổi bật của DiCloud). Hệ thống chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ — điểm có ý nghĩa với nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, đã phân tích trong bài bảo vệ dữ liệu khách lưu trú.
Đến lúc khai báo
- Chọn khách cần khai và xuất file theo mẫu cổng khai báo yêu cầu, từ chính hồ sơ đã nhập lúc nhận phòng.
- Đăng nhập cổng bằng tài khoản của cơ sở, dùng chức năng tải file lên, xem lại danh sách trên cổng.
- Ghi nhận đã khai vào hồ sơ khách hoặc sổ theo dõi ca để ca sau biết.
DiCloud không kết nối thẳng với cổng khai báo của công an, vì cổng không cho phần mềm bên ngoài kết nối trực tiếp và việc đăng nhập đòi xác thực của người khai báo. Bước tải file lên vẫn do người có tài khoản thực hiện; cái được bỏ đi là phần gõ lại.
✅ Lợi ích cụ thể: không gõ lại tay; bớt lỗi chép sai; kịp mốc 23 giờ và 8 giờ sáng vì việc cuối ca ngắn lại; khách đoàn khai trong một lần tải file; khách nước ngoài có sẵn số hộ chiếu, quốc tịch ngay khi nhận phòng. Trách nhiệm khai báo vẫn thuộc về cơ sở.
Phần 6: Nhịp làm việc cuối ca cho cơ sở một người trực
- Lúc nhận phòng: so thông tin trên màn hình với giấy tờ thật trước khi giao chìa khóa — lúc sửa rẻ nhất.
- Khách nước ngoài: khai ngay sau khi nhận phòng, không gom cuối ca.
- Khoảng 22 giờ: xuất file cho khách Việt Nam đã nhận phòng trong ngày, xem lướt, tải lên.
- Khách đến sau 23 giờ: ghi chú "chờ khai", đưa vào đợt trước 8 giờ sáng.
- Kiểm bốn điểm trước khi tải: số giấy tờ đủ ký tự, ngày sinh đúng thứ tự, quốc tịch, ngày đến và ngày đi.
- Đầu ca sáng: đối chiếu khách đang ở với danh sách đã khai tải từ cổng.
Khi chạy trên một phần mềm quản lý khách sạn cloud AI, danh sách cần cho từng bước đã có sẵn, người trực chỉ việc đi theo thứ tự. Phần hạ tầng, bảo mật và tuân thủ phía sau được trình bày trong bài nền tảng vững chắc của DiCloud.
⚖️ Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo, tổng hợp từ các văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm viết; DiCloud là công cụ hỗ trợ, không thay thế tư vấn pháp lý. Khách sạn nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Công an phường, xã nơi đặt cơ sở cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay có phải thông báo lưu trú không?
Có. Theo Điều 30 Luật Cư trú, sửa đổi bởi Luật 118/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026, khi có người lưu trú qua đêm, cơ sở lưu trú du lịch và các cơ sở lưu trú khác phải thông báo với Công an xã, phường, đặc khu nơi đặt cơ sở.
Hạn chót thông báo lưu trú cho khách Việt Nam là mấy giờ?
Trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú. Khách đến sau 23 giờ thì thông báo trước 8 giờ sáng hôm sau.
Khai báo cho khách nước ngoài khác khách Việt Nam thế nào?
Theo Thông tư 87/2026/TT-BCA, khai điện tử phải thực hiện ngay khi khách đến; nếu dùng phiếu giấy mẫu NA17 thì chuyển cho Công an cấp xã trong 12 giờ, vùng sâu, vùng xa trong 24 giờ. Quy định áp dụng cả với khách đặt qua nền tảng số.
Phần mềm quản lý khách sạn có gửi thẳng thông tin khách lên cổng khai báo không?
Không. Cổng của Bộ Công an không cho phần mềm bên ngoài kết nối trực tiếp và yêu cầu người khai báo đăng nhập, xác thực. DiCloud xuất file theo mẫu cổng yêu cầu từ thông tin đã nhập lúc nhận phòng; người trực tải file lên cổng, không phải gõ lại từng khách.
Không thông báo lưu trú thì bị phạt bao nhiêu?
Theo quy định xử phạt hiện hành, cơ sở kinh doanh lưu trú không thông báo lưu trú có thể bị phạt từ 2 đến 12 triệu đồng tùy số khách không được thông báo. Việc không khai báo tạm trú cho khách nước ngoài bị xử phạt theo quy định riêng.
Thông tin khách phải lưu trữ trong bao lâu?
Nghị định 96/2016/NĐ-CP yêu cầu lưu thông tin khách lưu trú và người đến thăm khách tại phòng ít nhất 36 tháng. DiCloud lưu thông tin trích xuất từ giấy tờ, không lưu ảnh giấy tờ.
Muốn xem thông tin nhận phòng được xuất thành file khai báo thế nào?
Đội ngũ DiCloud trình diễn trên dữ liệu mẫu cách thông tin nhập lúc nhận phòng được xuất thành file đúng mẫu để tải lên cổng, và bước nào vẫn do người trực làm.
Đặt lịch trình diễn miễn phíKết luận
Quy định từ 01/7/2026 không đòi cơ sở nhỏ làm việc quá sức: đủ sáu mục thông tin, đúng mốc 23 giờ hoặc 8 giờ sáng, khách nước ngoài khai ngay khi đến. Cái làm việc ấy nặng là gõ lại lúc cuối ca; bỏ được lần gõ lại thì mốc 23 giờ chỉ còn là một thao tác quen tay.
Một phần mềm quản lý khách sạn online AI như DiCloud giữ thông tin khách từ lúc nhận phòng và xuất file đúng mẫu để người trực tải lên cổng — không hơn, không kém. Toàn bộ chuỗi từ đặt phòng đến báo cáo nằm trong giải pháp quản lý khách sạn tổng thể của DiHotel Solutions Corps, hệ sinh thái đã phục vụ hơn 300 cơ sở lưu trú trong hơn 20 năm.
Với khách sạn 4–5 sao, khu nghỉ dưỡng hoặc chuỗi, bài cùng đợt bên DiHotel Blog bàn về khách đoàn, khách quốc tế và phân công khai báo ở từng cơ sở: phần mềm khai báo lưu trú khách sạn: xuất đúng mẫu, không gõ lại. Ở tầng đó, nghiệp vụ do phần mềm quản lý khách sạn AI DiHotel đảm nhiệm.