Người đặt phòng qua kênh bán phòng trực tuyến (OTA) là một người, người đến ở là người khác, lúc trả phòng lại có yêu cầu xuất hóa đơn. Trả lời ngắn:
📌 Nghị định 254/2026/NĐ-CP không có điều riêng cho trường hợp người đặt phòng khác người ở; cách hiểu an toàn là hóa đơn ghi theo người mua cung cấp thông tin:
- Công ty: tên, địa chỉ, mã số thuế ghi đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế (Phụ lục, mục 4 điểm a).
- Cá nhân: tên, địa chỉ, số định danh cá nhân khi khách cung cấp; khách nước ngoài có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch (Phụ lục, mục 4 điểm b).
- Không ai cung cấp: hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”, và hóa đơn này không dùng được để doanh nghiệp hạch toán chi phí (Phụ lục, mục 4 điểm b).
Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bài này viết từ góc của người làm lễ tân và kế toán ở khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay: văn bản nào đang áp dụng, hai tình huống người đặt phòng khác người ở hay gặp ở quầy, đọc đúng phần thông tin người mua trong Phụ lục của Nghị định 254, hóa đơn ghi tên ai khi khách đặt qua OTA thì phần nào đã rõ và phần nào nên hỏi cơ quan thuế, lập hóa đơn lúc nào, và một quy trình năm bước ở quầy để hóa đơn ra đúng ngay lần đầu.
Bài không tư vấn thuế và không thay ý kiến của cơ quan thuế. Những câu nói về văn bản đều ghi số điều, khoản hoặc mục Phụ lục để khách sạn tự đối chiếu với văn bản gốc.
Phần 1: Văn bản nào đang áp dụng cho hóa đơn tiền phòng
Từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 (Nghị định 254, Điều 43); Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 (Thông tư 91, Điều 25).
Khi tra một câu hỏi về hóa đơn, nên xem câu trả lời dẫn văn bản nào: nhiều hướng dẫn cũ vẫn dẫn văn bản trước tháng 7/2026.
📚 Cách đọc bài này. Đoạn trích nguyên văn văn bản đặt trong ngoặc kép và luôn kèm số điều, khoản hoặc mục Phụ lục. Câu mở bằng “Nghị định không có điều riêng…” là cách hiểu an toàn của người viết, luôn đi kèm lời khuyên hỏi cơ quan thuế. Những gì nằm trong mục “Những câu bài này không trả lời” là câu hỏi mở: bài cố ý không trả lời.
Phần 2: Người đặt phòng khác người ở — hai tình huống thường gặp ở quầy
Ở khách sạn nhỏ, chuyện người đặt phòng khác người ở rất bình thường. Thứ khác nhau là ai cần hóa đơn và hóa đơn đó dùng vào việc gì. Dưới đây là hai tình huống lễ tân hay gặp, kèm câu nên hỏi.
Tình huống 1: Công ty đặt phòng cho nhân viên đi công tác
Phòng hành chính đặt phòng qua kênh trực tuyến hay qua email, nhân viên đến ở, cuối chuyến nhân viên cần hóa đơn mang tên công ty để nộp về kế toán. Người dùng hóa đơn ở đây là công ty, nên thông tin cần lấy là thông tin công ty. Với người mua là doanh nghiệp, Phụ lục của Nghị định 254, mục 4 điểm a: “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế…”.
Cách làm an toàn ở quầy: xin công ty gửi thông tin xuất hóa đơn bằng văn bản, ví dụ email hoặc tin nhắn kèm ảnh giấy chứng nhận đăng ký, thay vì chép theo danh thiếp hay theo lời đọc qua điện thoại. Tên trên danh thiếp thường là tên giao dịch rút gọn, có thể khác tên trên giấy đăng ký. Nên hỏi đủ năm thông tin:
- Tên đầy đủ của công ty, đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký.
- Địa chỉ theo giấy đăng ký, không lấy địa chỉ văn phòng giao dịch nếu hai địa chỉ khác nhau.
- Mã số thuế, nhận bằng chữ viết, không nhận qua lời đọc.
- Email nhận hóa đơn của bộ phận kế toán công ty.
- Công ty trả những khoản nào: chỉ tiền phòng, hay cả ăn sáng, giặt ủi, đồ uống.
Câu cuối hay bị quên: nhiều công ty chỉ trả tiền phòng, còn minibar, giặt ủi thì nhân viên tự trả.
Tình huống 2: Người thân, bạn bè hay đối tác đặt hộ, kể cả cho khách nước ngoài
Con đặt phòng cho bố mẹ, một người bạn đặt cho cả nhóm, một đối tác ở nước ngoài đặt cho khách nước ngoài. Người trả tiền là một người, người ở là người khác, và thường không ai cần hóa đơn để hạch toán. Khi có người hỏi hóa đơn, lễ tân nên hỏi hai điều: hóa đơn để làm gì, và ghi theo thông tin người nào cung cấp. Thông tin cá nhân, hay số hộ chiếu và quốc tịch với khách nước ngoài, ghi theo Phụ lục mục 4 điểm b (bảng ở Phần 3) và đọc lại cho khách xác nhận.
Khi hai người cùng muốn hóa đơn ghi tên mình, hoặc khách nước ngoài cần hóa đơn mang tên công ty của họ, lễ tân ghi lại yêu cầu và chuyển kế toán quyết trước khi lập hóa đơn.
Điểm chung của hai tình huống
Nghị định 254 không có điều riêng cho trường hợp người trả tiền khác người ở; cách hiểu an toàn là mỗi hóa đơn ghi thông tin người mua theo phần dịch vụ mà người đó mua: công ty trả tiền phòng cần hóa đơn mang tên và mã số thuế công ty, còn khách tự trả minibar, giặt ủi thì nhận hóa đơn riêng. Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Với lễ tân, câu cần hỏi là ai trả khoản nào, và ai cần hóa đơn cho khoản đó; người đặt phòng chỉ là người liên hệ.
Phần 3: Đọc đúng phần thông tin người mua trong Phụ lục
Phụ lục của Nghị định 254, mục 4, nói thông tin người mua trên hóa đơn theo từng loại người mua. Bảng dưới đặt câu trong Phụ lục cạnh việc lễ tân nên làm ở quầy:
| Người mua | Phụ lục, mục 4 | Ở quầy nên làm |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp | Tên, địa chỉ, mã số thuế ghi đúng như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế (điểm a) | Xin thông tin bằng văn bản, đối chiếu với ảnh giấy chứng nhận đăng ký |
| Cá nhân cung cấp tên, địa chỉ, số định danh | Hóa đơn thể hiện đủ các thông tin này (điểm b) | Hỏi khách có muốn ghi thông tin lên hóa đơn không; nếu có, đọc lại cho khách xác nhận |
| Khách nước ngoài | Có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch (điểm b) | Ghi đúng số hộ chiếu và quốc tịch trên giấy tờ khách xuất trình |
| Người mua không cung cấp thông tin | Hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng” (điểm b) | Nói trước với khách: hóa đơn này không dùng được để doanh nghiệp hạch toán chi phí |
Đây là lý do khách công tác hay quay lại quầy xin xuất lại hóa đơn. Cách đỡ tốn công: hỏi thông tin công ty ngay lúc nhận phòng, khi khách còn thời gian nhắn về văn phòng.
Khách đã về, ai ký hóa đơn?
Hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của người mua, trừ khi người mua và người bán có thỏa thuận (Nghị định 254, Điều 10 khoản 1 điểm e); chỉ cần gửi tới đúng email kế toán công ty đã cung cấp và lưu lại email gửi.
Phần 4: Hóa đơn ghi tên ai khi khách đặt qua OTA
Đặt qua kênh bán phòng trực tuyến (OTA) thêm một bên thứ ba vào câu chuyện, và đây là chỗ nhiều lời khuyên trên mạng đi xa hơn văn bản. Với Nghị định 254, có hai điều đã rõ; phần còn lại là câu hỏi nên đưa cho cơ quan thuế.
Điều đã rõ đầu tiên: khách sạn là người bán dịch vụ lưu trú
Khách sạn là bên cung cấp dịch vụ lưu trú cho khách. Nghị định 254, Điều 4 khoản 1: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua…”. Vì vậy, với khách sạn nhỏ, việc giữ đủ thông tin của từng đơn đặt phòng là việc của chính khách sạn.
Điều đã rõ tiếp theo: thời điểm lập hóa đơn
Nghị định 254, Điều 9 khoản 2, câu 1: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.” Câu 2: “Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).”
Với đơn qua kênh trực tuyến, nên ghi rõ trong hồ sơ từng đơn ba thông tin: khách đã trả trước hay sẽ trả tại khách sạn; ai thu khoản tiền đó; khoản đó là tiền phòng hay tiền đặt cọc. Có ba thông tin này, kế toán mới đối chiếu được với Điều 9 khoản 2 và mới hỏi cơ quan thuế được một câu cụ thể.
Những câu bài này không trả lời
❓ Câu hỏi mở, bài cố ý không trả lời:
- Khi kênh bán phòng trực tuyến (OTA) thu tiền của khách, ai là “người mua” ghi trên hóa đơn tiền phòng: khách lưu trú, người đặt phòng, hay một bên khác?
- Khoản khách trả trước lúc đặt phòng là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự hay là tiền thu trước cho dịch vụ?
- Hoa hồng khách sạn trả cho kênh bán phòng trực tuyến được lập chứng từ và kê khai thế nào?
- Khách sạn của mình có thuộc diện dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Mỗi câu tùy vào hợp đồng giữa khách sạn và kênh, cách tiền đi và chứng từ của từng đơn. Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Khi hỏi, nên gửi kèm mẫu hợp đồng với kênh, một đơn mẫu đã che thông tin cá nhân của khách và mô tả đường đi của tiền; lưu câu trả lời bằng văn bản cùng hồ sơ kế toán.
Phần 5: Khi nào lập hóa đơn tiền phòng — ở xong, trả trước, đặt cọc
Ba tình huống thu tiền quen thuộc ở khách sạn nhỏ, đặt cạnh câu liên quan trong Nghị định 254, Điều 9 khoản 2:
| Tình huống ở quầy | Câu liên quan trong Điều 9 khoản 2 |
|---|---|
| Khách ở xong rồi mới thanh toán | Thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, dù đã thu tiền hay chưa |
| Khách thanh toán trước, hoặc thanh toán trong lúc đang ở | Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền |
| Khách gửi tiền đặt cọc để giữ phòng | Khoản được xác định là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng không thuộc trường hợp lập hóa đơn ngay lúc thu |
Dòng thứ ba chỉ đúng khi khoản đó thật sự là tiền đặt cọc. Khoản khách gửi trước là tiền đặt cọc hay tiền thu trước cho dịch vụ tùy vào hợp đồng và chứng từ cụ thể, không tự rõ qua tên gọi trên phiếu thu; đây là một câu hỏi mở ở Phần 4 (xem lưu ý về cơ quan thuế ở đó).
Việc lễ tân làm được ngay: ghi rõ trên phiếu thu và trong phần mềm khoản tiền là tiền phòng trả trước hay tiền đặt cọc, đúng nội dung đã báo khách khi giữ phòng.
Phần 6: Quy trình năm bước ở quầy — hỏi đúng lúc, ghi đúng chỗ
Nhiều rắc rối hóa đơn ở khách sạn nhỏ đến từ thông tin đến muộn: khách đã về mới nhắn xin hóa đơn công ty. Năm bước dưới đây giúp thông tin đến đúng lúc.
Bước 1: Lúc nhận đặt phòng
Hỏi khách có cần hóa đơn không; khách công ty thì xin thông tin xuất hóa đơn bằng văn bản. Với đơn qua kênh trực tuyến, ghi vào hồ sơ đặt phòng khách đã trả trước hay sẽ trả tại khách sạn.
Bước 2: Lúc nhận phòng — hỏi một câu
Một câu là đủ: “Anh/chị có cần hóa đơn không, và hóa đơn ghi thông tin công ty hay thông tin cá nhân?” Nếu là công ty, hỏi tiếp công ty trả những khoản nào. Nếu khách chưa có thông tin công ty, nhắc khách gửi trước giờ trả phòng.
Bước 3: Trong lúc khách ở — ghi dịch vụ vào đúng bill
Minibar, giặt ủi, đồ uống phát sinh tới đâu ghi tới đó, vào đúng bill: bill tiền phòng nếu công ty trả, bill dịch vụ nếu khách tự trả. Để dồn tới lúc trả phòng mới tách thì vừa chậm vừa dễ sót.
Bước 4: Lúc trả phòng — đọc lại trước khi lập
Đưa khách xem bảng kê từng bill. Hóa đơn công ty: đối chiếu tên, địa chỉ, mã số thuế với văn bản công ty đã gửi. Hóa đơn cá nhân: đọc lại tên và số giấy tờ. Khách không cung cấp thông tin: nói rõ hóa đơn sẽ ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
Bước 5: Sau trả phòng — gửi và lưu
Gửi hóa đơn tới email khách hoặc email kế toán công ty đã cung cấp, rồi lưu cùng hồ sơ đặt phòng: văn bản thông tin xuất hóa đơn, bảng kê, email gửi hóa đơn.
🗂️ Bốn câu lễ tân nên thuộc: “Anh/chị có cần hóa đơn không?” · “Hóa đơn ghi thông tin công ty hay cá nhân?” · “Công ty thanh toán những khoản nào?” · “Anh/chị gửi giúp em thông tin công ty qua email hoặc tin nhắn nhé.”
Phần 7: Khách sạn là hộ kinh doanh — một điều nên biết thêm
Nhiều khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay đăng ký dạng hộ kinh doanh. Nghị định 254, Điều 6 khoản 1 điểm d: hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Chọn loại nào là một câu hỏi mở ở Phần 4, nên đưa cho cơ quan thuế quản lý.
Phần 8: DiCloud hỗ trợ phần nào trong việc xuất hóa đơn
DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn, không làm thay kế toán hay cơ quan thuế. Ở phần hóa đơn tiền phòng, DiCloud làm ba việc:
- Tách thanh toán: tiền phòng một bill, dịch vụ như minibar một bill, để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách. Đúng cho tình huống công ty trả tiền phòng, nhân viên tự trả dịch vụ.
- Kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử khách sạn đang dùng. DiCloud không tự phát hành hóa đơn điện tử; khách sạn giữ nhà cung cấp hóa đơn điện tử của mình.
- Lấy sẵn thông tin khách đang ở phòng để xuất hóa đơn, không gõ lại. Có ích khi khách cung cấp tên, số định danh, hoặc số hộ chiếu và quốc tịch để ghi lên hóa đơn.
Thông tin khách có trong phần mềm từ lúc nhận phòng; cách lấy thông tin đó mà không gõ lại tay được nói ở bài khai báo lưu trú không gõ lại tay. Phần sổ sách sau khi hóa đơn đã lập xem bài kế toán khách sạn nhỏ theo Thông tư 99, và trang giới thiệu phân hệ kế toán DiACC của DiHotel.
Những việc DiCloud không làm thay khách sạn: quyết định ghi thông tin ai lên hóa đơn, phân loại khoản trả trước là tiền đặt cọc hay tiền thu trước, trả lời câu hỏi thuế. Các việc đó thuộc về kế toán của khách sạn và cơ quan thuế.
Muốn xem cách tách bill tiền phòng và dịch vụ trên DiCloud?
Cho đội ngũ DiCloud biết khách sạn đang dùng nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào và hay gặp tình huống hóa đơn nào ở quầy. Chúng tôi kiểm giúp DiCloud đã kết nối với nhà cung cấp đó chưa, và chỉ cách tách bill cho khách công tác.
Hỏi đội ngũ DiCloud miễn phíCâu hỏi thường gặp
Người đặt phòng khác người ở thì hóa đơn ghi tên ai?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không có điều riêng cho trường hợp này; cách hiểu an toàn là hóa đơn ghi theo người mua cung cấp thông tin để lập hóa đơn. Công ty thì tên, địa chỉ, mã số thuế ghi đúng giấy chứng nhận đăng ký (Phụ lục, mục 4 điểm a); cá nhân thì tên, địa chỉ, số định danh cá nhân khi khách cung cấp (Phụ lục, mục 4 điểm b). Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Khách không cung cấp thông tin thì hóa đơn ghi gì?
Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mục 4 điểm b, người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Hóa đơn này không dùng được để doanh nghiệp hạch toán chi phí, vì vậy khách đi công tác cần hóa đơn công ty cần báo thông tin công ty trước khi hóa đơn được lập.
Khách nước ngoài thì ghi thông tin gì trên hóa đơn?
Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mục 4 điểm b, với người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn, thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách. Lễ tân nên ghi đúng theo giấy tờ khách xuất trình và đọc lại cho khách xác nhận.
Khách đặt qua OTA thì phần nào đã rõ trong Nghị định 254?
Hai phần đã rõ. Khách sạn là bên cung cấp dịch vụ lưu trú, và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 4 khoản 1 nêu khi cung cấp dịch vụ, người bán lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 khoản 2. Còn khi kênh bán phòng trực tuyến (OTA) thu tiền của khách thì ai là người mua ghi trên hóa đơn là câu hỏi mở, bài này không trả lời; nên đưa câu này cho cơ quan thuế.
Khi nào lập hóa đơn tiền phòng?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 9 khoản 2, với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, dù đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
DiCloud có tự phát hành hóa đơn điện tử không?
Không. DiCloud kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà khách sạn đang dùng. DiCloud tách được thanh toán: tiền phòng một bill, dịch vụ như minibar một bill, để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách, và lấy sẵn thông tin khách đang ở phòng để xuất hóa đơn, không gõ lại.
Kết luận
Khi người đặt phòng khác người ở, câu hỏi hóa đơn ghi tên ai dễ trả lời hơn nếu đổi cách hỏi: ai trả khoản nào, và ai cung cấp thông tin để lập hóa đơn. Phần đã rõ nằm ở Phụ lục mục 4 và Điều 9 khoản 2 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần chưa rõ, đặc biệt khi kênh bán phòng trực tuyến thu tiền thay, là câu nên đưa cho cơ quan thuế. Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
DiCloud thuộc hệ sinh thái DiHotel Solutions Corps, công ty hơn 20 năm phát triển phần mềm khách sạn, phục vụ hơn 300 cơ sở lưu trú tại Việt Nam và Nhật Bản. Là phần mềm quản lý khách sạn cloud AI cho khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay và khách sạn 1–3 sao, và là một phần mềm quản lý khách sạn online AI, DiCloud mở được trên máy quầy lẫn điện thoại.
Với khách sạn 4–5 sao, resort và chuỗi nhiều cơ sở, phần mềm quản lý khách sạn AI DiHotel là nền tảng gốc. Bài cùng đợt bên DiHotel Blog đi vào bài toán khách đoàn: khách đoàn trả phòng: tách bill công ty và khách thế nào?