Nhiều khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay và khách sạn 1–3 sao vẫn dùng một phần mềm quản lý cài trên máy tính ở quầy lễ tân. Khi đã quyết lên đám mây, câu hỏi tiếp theo là làm sao chuyển phần mềm quản lý khách sạn mà quầy không phải ngừng đón khách ngày nào, không sót một đặt phòng, không lệch một đồng tiền cọc.
Bài này là hướng dẫn quá trình chuyển, làm theo từng bước. Bài không bàn chuyện có nên đổi hay chi phí so thế nào; phần đó đã có ở bài phí bảo trì phần mềm khách sạn cũ: nên tiếp tục hay đổi. Nếu khách sạn đang ghi sổ bằng Excel chứ chưa dùng phần mềm, hãy xem bài chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm quản lý khách sạn.
Phần 1: Trước khi chuyển phần mềm quản lý khách sạn — chốt thời điểm và người phụ trách
- Chọn tuần vắng khách. Tránh lễ, Tết, mùa cưới, mùa lễ hội ở địa phương. Ngày bắt đầu dùng chính thức nên là một ngày giữa tuần, ít lượt nhận phòng và trả phòng.
- Đặt ngày trước kỳ gia hạn bảo trì phần mềm cũ, để còn thời gian chạy song song mà không phải gia hạn thêm một kỳ.
- Giao một người phụ trách. Thường là chủ khách sạn hoặc lễ tân lâu năm, người nắm rõ phòng, giá và các khách quen. Người này chốt danh sách dữ liệu, lịch tập và ký xác nhận đối chiếu.
- Hỏi nhà cung cấp phần mềm cũ bằng tin nhắn hoặc email: phần mềm xuất được những dữ liệu nào, ra định dạng gì, hợp đồng hết hạn ngày nào. Có câu trả lời bằng văn bản thì dễ lên lịch.
- Sao lưu nguyên dữ liệu phần mềm cũ ra ổ cứng rời hoặc USB trước khi làm bất cứ việc gì khác, và cất bản sao đó ở nơi khác máy quầy.
Phần 2: Xuất dữ liệu gì từ phần mềm cũ
Không phải dữ liệu nào cũng cần mang sang. Chia làm ba nhóm: bắt buộc chuyển, chỉ chuyển số dư, và chỉ lưu tra cứu.
| Nhóm dữ liệu | Mức | Cách làm |
|---|---|---|
| Danh sách phòng, loại phòng, bảng giá | Bắt buộc | Nhập vào phần mềm mới đầu tiên; đếm lại số phòng cho khớp thực tế |
| Đặt phòng tương lai | Bắt buộc | Xuất danh sách từ ngày chuyển trở đi: tên khách, số điện thoại, ngày đến, ngày đi, loại phòng, giá, nguồn đặt |
| Tiền cọc của đặt phòng tương lai | Bắt buộc | Gắn đúng từng đặt phòng; cộng tổng tiền cọc và so với sổ quỹ |
| Khách đang ở | Bắt buộc | Số phòng, ngày đến, ngày đi dự kiến, các khoản đã ghi nợ và đã trả tính tới giờ chuyển |
| Công nợ công ty, đại lý, khách quen | Chỉ số dư | Mỗi đối tác một dòng số dư tại ngày chuyển, kèm bảng kê; không nhập lại từng giao dịch cũ |
| Danh sách khách cũ | Tùy nhu cầu | Chuyển nếu khách sạn muốn chăm sóc khách quay lại; bỏ bản ghi trùng, sai trước khi chuyển |
| Lịch sử lưu trú, hóa đơn các năm trước | Chỉ lưu tra cứu | Giữ bản xuất file và máy cũ để tra cứu; không cần nhập lại |
| Ảnh giấy tờ tùy thân lưu trên máy cũ (nếu có) | Không mang sang | Xử lý theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân; DiCloud khi quét CCCD chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh |
Nếu phần mềm cũ xuất được file Excel hoặc CSV, việc nhập sang nhanh hơn nhiều. Nếu không xuất được, in danh sách đặt phòng tương lai và tiền cọc ra giấy, để hai người cùng đối chiếu khi nhập tay. Dù xuất cách nào, hãy in một bản danh sách đặt phòng tương lai đúng vào giờ chuyển và giữ làm bản gốc đối chiếu. Cách xử lý dữ liệu khách theo luật mới có ở bài bảo vệ dữ liệu cá nhân khách sạn.
📌 Đóng sổ cũ, mở sổ mới. Thứ phải chuyển chính xác đến từng đồng là tiền cọc và các khoản của khách đang ở. Lịch sử cũ chỉ cần tra được, không cần nằm trong phần mềm mới.
Phần 3: Chuẩn bị đường truyền cho phần mềm trên đám mây
Phần mềm trên đám mây cần internet để làm việc. Đây là điều nên nói thẳng từ đầu, và cũng là việc chuẩn bị được trước. Những lời khuyên dưới đây áp cho mọi phần mềm trên đám mây, không riêng DiCloud:
- Mạng chính: đường cáp quang, kiểm tra độ ổn định vào giờ tối, lúc khách dùng wifi nhiều.
- Đường dự phòng: 4G từ điện thoại hoặc một bộ phát 4G riêng, gói dữ liệu còn hạn, đặt sẵn ở quầy.
- Tập chuyển trước: rút dây mạng chính, chuyển sang 4G, xem lễ tân mất bao lâu để làm việc lại. Làm việc này trước ngày dùng chính thức, không phải lúc có sự cố thật.
- Tách mạng quầy lễ tân khỏi wifi của khách nếu thiết bị mạng cho phép.
- Bộ lưu điện cho thiết bị mạng và máy tính quầy, để mất điện vài phút không làm đứt ca.
- Mẫu ghi tạm bằng giấy: họ tên, số phòng, giờ nhận, tiền thu. Nếu cả hai đường đều đứt, lễ tân ghi tạm và nhập lại ngay khi có mạng.
Phần 4: Tài khoản cho từng người trực
- Liệt kê người trực: chủ, quản lý, lễ tân ca ngày, ca đêm, người làm thay cuối tuần.
- Mỗi người một tài khoản đăng nhập riêng, không dùng chung một mật khẩu dán cạnh màn hình.
- Chủ khách sạn giữ tài khoản quản trị. Khi có người nghỉ việc, khóa tài khoản của người đó ngay trong ngày.
- Tập trước ngày dùng chính thức. Mỗi người trực tự làm thử một vòng: nhận phòng, quét CCCD, thu tiền, trả phòng, xuất file khai báo lưu trú.
- Khai báo lưu trú: DiCloud xuất dữ liệu thành file đúng mẫu, lễ tân vẫn là người nộp lên cổng khai báo, nên cần tập cả bước nộp.
- Điện thoại của chủ: đăng nhập DiCloud trên điện thoại để xem tình hình phòng khi không có mặt.
Phần 5: Kết nối lại kênh bán phòng trực tuyến
Đây là chỗ dễ sinh trùng phòng trong lúc chuyển, nên làm theo đúng thứ tự:
- 1. Ghi lại hiện trạng: đang bán trên những kênh nào, tài khoản quản trị từng kênh, mỗi kênh đang mở bao nhiêu phòng mỗi loại.
- 2. Đối chiếu đặt phòng: so danh sách đặt phòng tương lai trên trang quản trị từng kênh với danh sách đã nhập vào phần mềm mới. Thiếu đặt phòng nào thì bổ sung trước khi kết nối.
- 3. Chọn giờ kết nối vào lúc ít đặt phòng mới đổ về, thường là sáng sớm.
- 4. Kiểm phòng trống trên từng kênh sau khi kết nối, so với phần mềm mới cho từng loại phòng, từng ngày trong vài tuần tới.
- 5. Theo dõi sát 24–48 giờ đầu: mỗi đặt phòng mới về phải hiện đúng trong phần mềm mới, đúng loại phòng, đúng giá.
Phần 6: Chạy song song vài ngày và đối chiếu mỗi tối
Từ ngày dùng chính thức, phần mềm mới là nơi ghi chính. Máy cũ chưa tắt: vẫn mở để tra cứu và để đối chiếu các con số đã chuyển sang. Mỗi tối trong những ngày đầu, người phụ trách kiểm năm điểm:
- Số phòng có khách trên phần mềm khớp với thực tế (đi một vòng hoặc hỏi buồng phòng).
- Tiền thu trong ngày trên phần mềm khớp với tiền mặt trong két cộng tiền chuyển khoản.
- Tổng tiền cọc của đặt phòng tương lai khớp với bản gốc đối chiếu in ở Phần 2, cộng các khoản cọc mới trừ các khoản đã dùng.
- Danh sách khách đến ngày mai khớp với trang quản trị các kênh bán phòng.
- Phòng trống trên kênh khớp với phần mềm.
Lệch ở đâu thì sửa ngay trong ngày, khi mọi người còn nhớ. Sau vài ngày liên tiếp khớp, chủ khách sạn ký xác nhận, và máy cũ chuyển sang chỉ dùng để tra cứu. Không xóa dữ liệu trên máy cũ cho tới khi kế toán xác nhận không còn cần tra.
Phần 7: Lịch mẫu 1–2 tuần
Lịch dưới đây dành cho khách sạn nhỏ, dữ liệu gọn. Khách sạn ít phòng có thể rút gọn; khách sạn nhiều đặt phòng tương lai nên giãn phần nhập và đối chiếu.
| Mốc | Việc | Ai làm |
|---|---|---|
| Ngày 1–2 | Chốt ngày dùng chính thức; hỏi nhà cung cấp cũ về xuất dữ liệu; sao lưu phần mềm cũ; kiểm đường truyền, chuẩn bị 4G dự phòng | Chủ khách sạn, người phụ trách |
| Ngày 3–4 | Nhập danh sách phòng, loại phòng, bảng giá; tạo tài khoản cho từng người trực; tập chuyển sang đường dự phòng | Người phụ trách |
| Ngày 5–6 | Lễ tân các ca tập nhận phòng, quét CCCD, thu tiền, trả phòng, xuất file khai báo lưu trú | Lễ tân các ca |
| Ngày 7 — ngày chuyển | In bản gốc đối chiếu; nhập đặt phòng tương lai, tiền cọc, khách đang ở tính tới giờ chuyển; kết nối kênh bán phòng; bắt đầu ghi chính trên phần mềm mới | Người phụ trách, lễ tân ca đó |
| Ngày 8–10 | Chạy song song, đối chiếu năm điểm mỗi tối, sửa lệch trong ngày | Người phụ trách |
| Ngày 11–14 | Nhập số dư công nợ đối tác; chủ khách sạn ký xác nhận; máy cũ chuyển sang chỉ tra cứu | Chủ khách sạn |
Phần 8: DiCloud trong quá trình chuyển
DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn trên đám mây dành cho khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay và khách sạn 1–3 sao. Khách sạn không cần máy chủ; phần mềm mở trên máy tính lễ tân và trên điện thoại. Khi quét CCCD, hệ thống chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ. Dữ liệu khai báo lưu trú được xuất thành file đúng mẫu để lễ tân nộp lên cổng khai báo. Thuê bao tính theo số phòng. Phần nền tảng và bảo mật có ở bài nền tảng vững chắc của DiCloud.
🏨 Khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở? Ở quy mô này, nhiều khách sạn đang chạy phần mềm cài tại chỗ trên máy chủ riêng. DiHotel chạy được tại chỗ, trên đám mây hoặc kết hợp, và có gói Đổi hệ 0 đồng cho hợp đồng ký đến hết 30/06/2027. Xem bài Phần mềm quản lý khách sạn offline hay đám mây: khác nhau ở đâu.
Đã chốt ngày lên đám mây?
Gửi cho đội ngũ DiCloud số phòng, những dữ liệu phần mềm đang dùng xuất được và ngày dự kiến chuyển. Chúng tôi lập lịch chuyển theo đúng khách sạn anh/chị, kèm danh sách đối chiếu cho những ngày đầu.
Nhận lịch chuyển đổi miễn phíCâu hỏi thường gặp
Chuyển phần mềm quản lý khách sạn lên đám mây mất bao lâu?
Với khách sạn nhỏ, lịch mẫu 1–2 tuần thường đủ cho chuẩn bị, nhập dữ liệu, tập thao tác và chạy song song. Thời gian thực tế tùy số phòng, lượng đặt phòng tương lai và dữ liệu cũ sạch tới đâu.
Có phải nhập lại toàn bộ lịch sử từ phần mềm cũ không?
Không. Bắt buộc chuyển là danh mục phòng và giá, đặt phòng tương lai, tiền cọc gắn với từng đặt phòng và khách đang ở. Lịch sử lưu trú, hóa đơn các năm trước chỉ cần giữ để tra cứu; công nợ cũ chỉ chuyển số dư.
Phần mềm trên đám mây mất internet thì làm sao?
Phần mềm trên đám mây cần internet để làm việc. Khách sạn nên có đường dự phòng như 4G, tập chuyển sang đường dự phòng trước ngày dùng chính thức, và giữ sẵn mẫu ghi tạm để nhập lại ngay khi có mạng.
Có cần mua máy tính hay máy chủ mới không?
DiCloud không cần máy chủ. Phần mềm mở trên trình duyệt của máy tính lễ tân và trên điện thoại, nên khách sạn thường dùng được máy đang có.
DiCloud có tự gửi khai báo lưu trú lên công an không?
Không. DiCloud xuất dữ liệu khai báo lưu trú thành file đúng mẫu để lễ tân nộp lên cổng khai báo. Khi quét CCCD, hệ thống chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ.
Khách sạn từ 50 phòng có cách chuyển riêng không?
Khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở đang chạy phần mềm cài tại chỗ đời cũ nên tìm hiểu DiHotel, phần mềm chạy được tại chỗ, trên đám mây hoặc kết hợp, kèm gói Đổi hệ 0 đồng cho hợp đồng ký đến hết 30/06/2027.
Kết luận
Chuyển phần mềm quản lý khách sạn từ máy tính lên đám mây không khó nếu làm đúng thứ tự: chọn tuần vắng khách, xuất đủ bốn nhóm dữ liệu bắt buộc, có đường dự phòng và đã tập chuyển, mỗi người trực một tài khoản, kết nối lại kênh bán phòng cẩn thận, rồi đối chiếu mỗi tối trong những ngày chạy song song.
DiCloud là phần mềm quản lý khách sạn cloud AI thuộc hệ sinh thái DiHotel Solutions Corps, công ty hơn 20 năm phát triển phần mềm khách sạn, phục vụ hơn 300 cơ sở lưu trú tại Việt Nam và Nhật Bản. Là một phần mềm quản lý khách sạn online AI, DiCloud bỏ hẳn phần máy chủ tại khách sạn; đây là một phần mềm quản lý khách sạn online mở được trên máy tính lễ tân lẫn điện thoại, thuê bao tính theo số phòng.
Với khách sạn 5 sao, resort và chuỗi đang cân nhắc giữa cài tại chỗ và đám mây, phần mềm quản lý khách sạn AI DiHotel là nền tảng gốc, triển khai được tại chỗ, trên đám mây hoặc kết hợp theo chính sách dữ liệu của chủ đầu tư.